Im Standard effizient – und auch individuell


ERP-Branchenlösung OTEC® sorgt für optimales IT-Management bei d-b-g Pulverbeschichtung 



Die Abläufe in der Oberflächenveredelung, dem Hauptgeschäftsfeld der d-b-g Pulverbeschichtung, stellen bei der betriebswirtschaftlichen Abbildung ganz besondere Ansprüche: Einerseits sind standardisierte Prozesse zu managen, andererseits aber auch individuelle Gegebenheiten zu berücksichtigen, um so beispielsweise vorgegebene Fristen einhalten zu können. Um hier IT-seitig eine passgenaue und leistungsstarke Unterstützung zu gewährleisten, setzt das Göttinger Unternehmen auf die Branchenlösung OTEC® von Media Soft. 

Das Anwenderunternehmen :

Mit fünfzehn Mitarbeitern managt die 2010 gegründete d-b-g Pulverbeschichtung (hervorgegangen aus der insolventen gerling Pulverbeschichtung, gegründet im Jahr 2003) das komplette Spektrum Oberflächenveredelung. Das Angebot umfasst dabei die Pulverbeschichtung wie auch die notwendigen Vorbehandlungen wie etwa Sweepen, Sandstrahlen oder die chemische Bearbeitung. Beschichtet werden alle Metall-Arten von Alufelgen über Fassadenteile und Kreissägen bis hin zu Tanks. Ebenfalls gewährleistet sind die Abholung und die Auslieferung der Produkte innerhalb eines Zeitraums von maximal fünf Tagen, wobei die meisten Aufträge bereits in drei Tagen komplett abgeschlossen sind. Die aktuell 200 Kunden stammen hauptsächlich aus dem mittelständischen Umfeld und kommen sowohl aus der Region um Göttingen, dem Firmensitz von d-g-b Pulverbeschichtung, als auch aus dem Großraum Hannover.

Die Problemstellung
Bis zur Umstellung kam im d-b-g-Vorgängerunternehmen eine branchenunabhängige Standardsoftware für das Management der Geschäftsprozesse zum Einsatz, die die speziellen Anforderungen des Segments Oberflächenveredelung nicht mehr adäquat abdecken konnte: Pflege, Wartung und Anpassungen waren nur aufwändig und äußerst zeitintensiv durchführbar. Eine neue ERP-Lösung sollte daher die brancheneigenen Belange abbilden können und sich zudem möglichst einfach bedienen lassen; auch hatte die Erfahrung gezeigt, dass für eine Kopplung der Finanzbuchhaltung an Aufträge und Auswertungen eine spezielle Software nötig ist. Nach einer Evaluierung verschiedener Anbieter erfolgte die Entscheidung zugunsten von OTEC® BaSyS, da die Software – anders als bei den übrigen IT-Dienstleistern – sämtliche Branchenspezifika bereits im Standard und zu einem angemessenen Preis-Leistungs-Verhältnis abdeckt. 

Die Entscheidung und Einführung
Nachdem der Entschluss zur Einführung von OTEC® gefallen war, begannen im Juli 2010 die Vorarbeiten zur Implementierung unter Federführung von Daniel Berghorn, dem Geschäftsführer der heutigen Nachfolgefirma: Hierfür waren diverse Anpassungen notwendig, auch mussten die Stammdaten aus dem zuvor genutzten System für die Einspielung entsprechend aufbereitet werden, um so eine komfortable und unproblematische Überspielung in die neue Lösung zu ermöglichen. Diese Vorbereitungen nahmen insgesamt sechs Wochen in Anspruch, danach waren alle Vorkehrungen optimal getroffen, so dass innerhalb nur eines Tages die Umstellung erfolgen konnte – ohne Wartezeiten und im laufenden Betrieb. Zum Echtstart am 01.09.2010 standen dadurch in kürzester Zeit sämtliche Funktionalitäten zur Verfügung, um die kaufmännischen Anforderungen abzubilden. Die Schulung von Daniel Berghorn als Key-User nahm ebenfalls nur einen Tag in Anspruch; im Anschluss konnte er wiederum die späteren User mit OTEC® vertraut machen. „Mit BaSyS gibt uns Media Soft ein für unsere Bedürfnisse nahezu ideales System an die Hand: schnell und unkompliziert in der Implementierung, ermöglicht es uns, standardisierte und individuell angepasste Prozesse gleichermaßen passgenau zu managen“, kommentiert Daniel Berghorn.

Der Erfolg
Der Wechsel vom Altsystem ohne Spezifikation hin zur branchenoptimierten ERP-Lösung OTEC® bei dem heute als d-b-g Pulverbeschichtung agierenden Unternehmen ist durchweg gelungen. Im Tagesgeschäft nutzen die insgesamt drei User dabei das komplette Funktionalitätsspektrum für Auftrags- und Angebotserfassung sowie für die Fakturierung. So bietet das für das Nischensegment Oberflächenveredelung angepasste System unter anderem die Möglichkeit einer effizienten Verwaltung der Stammdaten für Kunden, Artikel und Verfahren inklusive der Prozessdaten und aller dazugehörigen Parameter – auch und gerade vor dem Hintergrund der zumeist äußerst kurzen Durchlaufzeiten mit einem entsprechend eng gefassten Planungshorizont für die Behandlung der angelieferten Teile. Integriert sind außerdem Module zur Kalkulation und Preisfindung, im Angebots- und Auftragswesen lassen sich Bausteine selbst generieren und zuordnen und die Verpackung sowie der Versand der fertigen Teile können ebenfalls komfortabel via OTEC® abgewickelt werden. Nicht zuletzt aufgrund der bisher durchweg positiven Erfahrungen sind für die nächste Zeit Erweiterungen geplant unter anderem zur statistischem Erfassung und Auswertung von Aufträgen und für die Produktionsplanung.